Foire aux questions

 

 

     
  

Quels sont les mécanismes d’aides financières mis à disposition des entreprises wallonnes ?

Les mesures dédiées aux entreprises définies dans le complément de programmation 2014-2020 « Wallonie-2020.EU » ne font pas l’objet d’un appel à projets au sens propre. Ces aides sont  données au fil de l'eau jusqu'à épuisement des budgets. Vous trouverez ici toutes les informations nécessaires sur ces dispositifs.

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Comment comprendre la notion de "grand projet" (coût total éligible maximum de 50.000.000 €)?

La notion de "grands projets" doit s’entendre conformément à la définition reprise à la page 12 du Guide pratique de référence (1er appel) : "Ensemble de travaux, activités ou services destiné à remplir par lui-même une fonction indivisible à caractère économique ou technique précis qui vise des objectifs clairement définis". C’est donc bien le caractère indivisible qui détermine si oui ou non il s’agit d’un grand projet. Dans la mesure où les portefeuilles peuvent correspondre à plusieurs démarches et dès lors être construits différemment, on ne peut rattacher la notion de grand projet à celle de portefeuille ou de projet. Il convient d’examiner au cas par cas en fonction des projets présentés.

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Qu’entend-on par  "personne morale de droit public" dans les bénéficiaires potentiels?

La notion d’ "autre personne morale de droit public" doit être entendue au sens large, à savoir un organisme de constitution majoritairement publique quelle que soit sa forme juridique (exemple : une asbl publique pourrait être bénéficiaire).

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Que signifie la règle N+3 ?

Chaque programme opérationnel FEDER est doté d’un budget divisé en tranches annuelles (de 2014 à 2020). Chaque année (N), la Commission européenne engage dans son budget le montant du concours FEDER pour la tranche annuelle concernée du programme opérationnel en question. Au plus tard le 31 décembre de l’année N+3, il convient de certifier à la Commission les dépenses réalisées par les Etats-membres (ici : la Wallonie) permettant de justifier l’utilisation du concours FEDER engagé l’année N. A défaut, la Commission procède au dégagement du montant non sollicité qui est définitivement perdu. Le principe de responsabilité en cascade s’applique ensuite : l’autorité de gestion wallonne répercute cette règle sur les porteurs de projets bénéficiaires de subventions FEDER, en leur demandant de respecter l’échéancier financier initial indiqué dans leur fiche-projet. En cas de perte de budget au niveau du programme opérationnel, le Gouvernement wallon pourrait réduire la subvention des projets qui n’ont pas respecté leur échéancier initial.

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Un partenaire (au sens du point 7 des règles d'éligibilité du Guide pratique de référence) peut-il être localisé hors de la zone éligible du bénéficiaire, en dehors de la Wallonie ou encore être étranger?

Oui, le partenaire peut être localisé hors de la zone éligible du bénéficiaire du projet, et également en dehors de la Wallonie et même en dehors de la Belgique. Cependant, il faut pouvoir démontrer que l'action du partenaire hors zone est menée dans la zone et au profit de la zone de laquelle ressort le bénéficiaire. Par ailleurs, il est à retenir que le partenaire est soumis aux règles d'éligibilité et aux conditions d'octroi de la subvention de la même manière que le bénéficiaire. Maximum 20% des coûts du projet pourront être consacrés à l'ensemble des frais de partenariat. Par ailleurs, tous ses coûts doivent être justifiés (pas de possibilité de forfait pour coûts indirects).

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Un partenaire (au sens du point 7 des règles d'éligibilité du Guide pratique de référence) peut-il être privé?

Oui, le "statut" de partenaire est approprié pour tout "co-auteur" de projet avec lequel le bénéficiaire noue de véritables liens stratégiques et opérationnels et qui ne pourrait ne pas être éligible en tant que bénéficiaire (exemple: asbl à dominante privée non reprise dans la liste des bénéficiaires d'une mesure). Cependant, il est soumis aux règles d'éligibilité et aux conditions d'octroi de la subvention de la même manière que le bénéficiaire. Maximum 20% des coûts du projet pourront être consacrés à l'ensemble des frais de partenariat. Par ailleurs, tous ses coûts doivent être justifiés (pas de possibilité de forfait pour coûts indirects).

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Le rôle et les missions du Chef de file d'un portefeuille peuvent-ils donner le droit à un budget cofinancé spécifique?

Non, comme indiqué le 14 mars 2014 lors de l'appel à projets,  le FEDER n'a pas vocation à financer l’animation des portefeuilles de projets et la charge administrative que cela engendre.

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Le temps passé par une personne pour encoder les déclarations de créance peut-il être pris en compte dans les dépenses éligibles?

Les frais de secrétariat, de comptabilité et de direction sont inclus dans les coûts indirects, ils ne peuvent dès lors pas être présentés sur base réelle dans les coûts directs dans la rubrique "frais de personnel".

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Les barèmes standards de coûts horaires sont-ils  imposés ou facultatifs ? Peuvent-ils être adaptés à l'ancienneté ?

Les barèmes standard de coûts horaires sont obligatoires pour toute dépense de personnel. Ce barème sera appliqué quelle que soit l’ancienneté réelle du personnel cofinancé. La méthode des barèmes standard de coûts horaires consiste, comme les coûts horaires actuellement utilisés pour la programmation 2007-2013, en une méthode forfaitaire qui aboutit tantôt à des coûts supérieurs aux coûts réellement supportés, tantôt à des coûts inférieurs à ceux réellement supportés. C’est la logique du forfait.

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La justification des coûts de personnel se fera-t-elle uniquement sur base des barèmes standard de coûts horaires et sur le volume horaire du personnel à charge du projet?

Oui, les frais de personnel sont déclarés sur base des heures prestées (timesheet) auxquelles seront appliqués les barèmes standard de coûts horaires (plafond de 1.634 heures pour un ETP). Il convient de s’assurer que ces activités sont en adéquation avec les missions confiées à la personne et par ailleurs, que ces missions sont en adéquation avec la description de fonction figurant dans la fiche-projet. 

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Le barème standard "chef de projet senior" inclut-il tout chef de projet?

Non, une personne peut prétendre à cette catégorie sur base d'une expérience et expertise particulières. Dans le cadre des barèmes standard de coûts horaires, les termes « chef de projet senior » correspondent à la catégorie de personnel la plus élevée qui, contrairement aux quatre autres catégories de personnel, n’est pas basée sur le diplôme obtenu par la personne affectée au projet. L’appartenance éventuelle à cette catégorie est basée, non pas sur l’âge, mais bien sur une expertise et une expérience particulières qu’il convient d’expliquer et de démontrer. En outre, la mission de chef de projet qui est confiée à la personne doit être clairement identifiée dans la fiche-projet, et des documents comptables probants justifiant le recours à ce barème maximal devront être apportés au démarrage du projet (fiche de paie et/ou journal de paie attestant d’un salaire existant au préalable d'un niveau équivalent au barème).

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Au niveau des frais de personnel, quel pourcentage annuel théorique doit être pris en compte lors de l'indexation annuelle des taux?

En ce qui concerne les barèmes standard de coûts horaires, ceux-ci feront l’objet d’une indexation annuelle basée sur l’indice santé (référence janvier 2014). Dans la construction des plans financiers un pourcentage annuel théorique (par exemple 2 %) peut être pris en compte, sachant que les déclarations de créance seront plafonnées au taux d’indexation réel et au nombre effectif d’heures prestées (avec un plafond de 1.634 heures).

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La facturation interne entre services d’un même organisme est-elle éligible?

Oui, dans le respect des règles liées au partenariat (voir point 7.6 page 83 du Guide pratique de référence  -1er appel). Ces coûts seront comptabilisés dans la rubrique « Frais de partenariat ».

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Dans la mesure 2.3.3 « Hubs créatifs », outre les frais d’infrastructure et d’équipement, des frais liés à l’accompagnement sont-ils éligibles?

Conformément au texte de la page 34  du Guide pratique de référence (1er appel), la mise en place d’actions d’animation et d’accompagnement des entreprises vers l’innovation ouverte, la créativité, etc. sont possibles. Les frais d’infrastructure étant une possibilité de dépense (terme « notamment ») et non une obligation.

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En dehors du forfait des coûts indirects, est-ce que les réactifs spécifiques sont éligibles dans les coûts directs?

Le matériel de base d’un laboratoire, le petit matériel scientifique et technique et les consommables (pipettes, vêtements, gants, réactifs, fluides spécifiques, animalerie,…) sont inclus dans le forfait des coûts indirects et ne peuvent donc pas être présentés sur base réelle dans une autre rubrique du plan financier. Par contre, les réactifs de laboratoire et ou les modèles expérimentaux qui sont spécifiquement liés au domaine de la recherche soutenue peuvent être introduits dans les frais de mise en œuvre du projet. Il s’agit là de réactifs de laboratoire et ou de modèle expérimentaux qui dépendent de la nature précise de la recherche et pour lesquels il n’existe pas de réactifs standards. Le caractère spécifique devra se justifier par des impératifs techniques (efficacité, spécificité, compatibilité avec des équipements ou des technologies précises), par des contraintes réglementaires ou par la nature même du projet.

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Sachant que les déclarations de créance trimestrielles reprennent désormais uniquement les nouvelles dépenses, comment représenter des anciennes dépenses refusées

Une dépense refusée peut être réintroduite le trimestre suivant en tant que nouvelle dépense. Dans ce cas de figure, il est recommandé de relier cette ligne de dépense à celle introduite initialement en reprenant, dans le relevé des pièces justificatives,  un numéro de pièce bénéficiaire similaire (exemple : xxx,xxx/1).

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Quelle période de référence prendre en compte pour le calcul des recettes ?

Les périodes de référence par secteur, fournies par la Commission européenne et reprises à la page 111 du Guide pratique de référence (1er appel), doivent obligatoirement être respectées. La période de référence débute lors de la 1ère année de mise en œuvre du projet, à savoir la 1ère année où des montants sont identifiés dans l'échéancier annuel. Les recettes directes et les coûts d’exploitation sont mentionnés dans les années de cette période où ils vont être respectivement perçus ou supportés Si la durée de vie économique du projet est inférieure, il faudra indiquer qu'il n'y a pas de recettes pour les années restantes en quantifiant les recettes de ces années-là à 0. Si, par contre, la durée de vie économique de l’investissement excède la période de référence préconisée et que les recettes directes sont supérieures aux coûts d’exploitation, alors la valeur résiduelle de l’investissement doit être calculée en actualisant les recettes nettes qui seront générées par cet investissement au-delà de la période de référence et en reportant cette valeur résiduelle sur la 1ère année de la période de référence.

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Si plusieurs projets d’un portefeuille contribuent à générer les mêmes recettes, comment les déclarer  ?

Les recettes et les coûts d’exploitation doivent être déclarés en totalité dans tous les projets qui génèrent les recettes, mais ces dernières seront réparties proportionnellement par le biais de l’identification, pour chacun des projets, du budget des autres projets dans les « coûts non éligibles ».

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Les économies d’énergie générées par le projet cofinancé doivent-elles être prises en compte comme des recettes?

Oui. Les économies de frais d’exploitation générées par le projet constituent une recette (voir page 110 du Guide pratique de référence - 1er appel). Il y a une seule exception : lorsqu’il peut être démontré que ces économies de frais d’exploitation sont compensées par une réduction de même valeur des subventions aux frais d’exploitation, dans ce cas, elles ne sont pas prises en compte dans les recettes.

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Concernant les marchés publics, à quel stade de la procédure les informations doivent-elles être injectées dans EUROGES 2014 ?

L’introduction dans EUROGES 2014 est assez souple et permet un échange d’information continu entre le bénéficiaire et son administration fonctionnelle. Il est dès lors conseillé d’encoder les informations dès qu’elles sont disponibles. Des éléments complémentaires peuvent être introduits par la suite, à tout moment.

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Quelle est la procédure à suivre pour les marchés publics passés avant réception de l’arrêté de subvention?

Tous les documents de marché relatifs à des dépenses introduites dans le cadre de la programmation 2014-2020 doivent être encodés dans EUROGES 2014. Dès l’approbation de sa fiche-projet par le Gouvernement wallon, le bénéficiaire peut demander des droits d’accès et commencer l’encodage. Ensuite, il disposera d’un mois après la notification de son arrêté de subvention pour finaliser son encodage.

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En cas de marché inférieur à 8.500 € HTVA, doit-on organiser une mise en concurrence ? Que doit-on introduire dans EUROGES 2014 ?

La plupart des petites dépenses sont souvent incluses dans les coûts indirects.

Lorsque ce n’est pas le cas, pour les marchés d’un montant estimé inférieur à 8.500 € HTVA, le respect du principe de mise en concurrence est présumé par l’insertion dans EUROGES 2014 d’un document justifiant de la consultation de minimum trois soumissionnaires. 

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Quels sont les pôles urbains concernés par l’obligation de tenir un Comité d’accompagnement trimestriel ?

Les 12 pôles urbains repris dans le PO sont concernés : Arlon, Charleroi, Herstal, La Louvière, Liège, Mons, Mouscron, Namur, Sambreville, Seraing, Tournai et Verviers.

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Peut-on soumettre plusieurs demandes de modifications de son projet de manière simultanée 

Il n’est pas possible d’introduire simultanément plusieurs demandes de modifications du projet. Il est dès lors pertinent de soumettre les modifications mineures en premier lieu, car elles peuvent être approuvées rapidement. Si plusieurs modifications doivent être demandées en même temps à des instances différentes,  l’ensemble des demandes sera soumis au niveau d’approbation le plus élevé.

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A quelle date les premiers rapports d’avancement semestriels doivent-ils être soumis ? Ceux-ci devront-ils être rétroactifs

A partir de la réception de l’arrêté de subvention du projet, les rapports semestriels doivent être rédigés et soumis à l’administration fonctionnelle via EUROGES  2014, au plus tard pour le 31/01 et le 31/07 de chaque année. Le premier rapport couvrira la période dès le démarrage du projet jusqu’au semestre en cours.

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